عرب فاشون موقع المرأة العصرية
دعى طريقتك فى الرد على التليفون تعطى الآخر انطباعآ يدوم !! إتيكيت المحادثة التليفونية , لاستعمال التليفون قواعد وأصول ( إتيكيت ) يجب العمل بها لكى يستقبلنا الطرف الآخر على أحسن وجه وتستطيع ترك أنطباع جيد عن شخصيتك دون أن يرانا ... وبخاصة فى المحادثات التى تصلنا بأشخاص لا نعرفهم .
1- عامل الصوت .. هو صاحب الانطباع الرئيسى عن شخصيتك :
فى المحادثات التليفونية لأ أحد يرى الآخر , ولذا فإن عامل الصوت يصبح هو صاحب الأنطباع الرئيسى عن شخصيتك عندما تتحدثين إلى غرباء , كما انه لا يعطى انطباعآ للمآلوفين لديك عن مدى ترحابك بهم وباستقبال محادثاتهم .
إنه يمكنك أن تقولى كلمة " ألو " بأكثر من طريقة ويمكنها أن تحدث أكثر من تأثير فقد تحمل معنى الترحاب عندما تكون هادئة ناعمة , وقد تحمل معنى الضيق والنفور عندما تكون خشنة وبصوت مرتفع .
وليس المطلوب منك أن تتجملى بصوتك أكثر من اللازم , وإنما المطلوب أن يكون ردك على الهاتف يحمل معنى الترحيب والاستقبال الجيد من خلال صوتك الهادئ وعباراتك المناسبة مثل " ألو .. مرحبآ بك .. كيف حالك .. لقد سعدت بسماع صوتك ... ".
2- ابدئى بتعريف نفسك وليس العكس :
ومن الأخطاء الشائعة أن تطلبى من المستمع لمكالمتك التليفونية تعريف نفسه .. فهذا اقتحام لخصوصية الآخرين , وإنما من المفروض أن تبدئى محادثتك بتعريف نفسك , ثم يلى ذلك الغرض من المكالمة مثل " الو .. السلام عليكم .. أنا عميلة بالينك .. هل يمكننى محادثة المسئول عن حساب التوفير ؟ ".
أو مثل " ألو .. السلام عليكم .. أنا نجوى صدية ليلي .. هل يمكننى محادثتها ؟ ".
وعندما يتلقى مكالمتك أحد اخر من أفراد الأسرة لابد أن تظهرى ترحيبك به , مثل " كيف حالك يا عمتى ؟ لقد سعدت بسماع صوتك .. هل يمكننى محادثة شيماء ؟ ".
3- أكتفى بنقل رسالتك وانتهى من المكالمة :
إن التليفون فى منزل أسرة ليس مباحآ للمحادثات لفترات طويلة لأنه لا يخص فردآ واحدآ منها , فقد يكون هناك اتصالات أخرى هامة وضرورية ر تجد أمامها فرصة .. ولذا فغنه ليس من اللائق أن تسغلى خط التليفون لفترة طويلة , فقومى بنقل رسالتك وانتهى من حديثك دون إفاضة لا داعى لها .
4- اختارى الوقت المناسب :
وهذا من أهم أركان اللباقة واللياقة , فاختيار التوقيت المناسب لا يضمن فحسب عدم إزعاج الآخرين , وإنما يساعد كذلك على استقبال رسالتك على أحسن وجه , فكيف تتوقعين على سبيل المثال أن تساعدك صديقة فى عمل ما وأنت تتحدثين إليها وقت النوم والراحة ؟؟
وبصفة عامة فإن الفترة المناسبة لبدء الاتصالات التليفونية تبدأ مع بداية النهار ( حوالى الثامنة صباحآ ) وتنتهى مع قدوم الليل أو بعده ( حوالى الحادية عشر مساء ) , ولكن هناك استثناءات وهناك ظروف قوية تستدعى الخروج عن ذلك .
5- إتيكيت استقبال المحادثات فى مجال العمل :
وهذا يختلف بالطبع عن المحادثات المنزلية أو محادثة الصديقات , ففى مجال العمل يجب أن يكون الحديث رسميآ مختصرآ حاملآ لرسالة أو هدف معين , ويجب أن يبدأ المتلقى حديثة بالتعريف بجهة العمل , ونوع الخدمة المرادة مثل " ألو مرحبآ هنا جمعية الفتيات المسلمات هل من خدمة أؤديها لك ؟".
6- كيف تنتهين من مكالمتك التليفونية :
ومثلما بدأت حديثك فإنه يجب أن تنتهى منه كذلك تدريجيآ وبكلمات لطيفة , فيجب أن توصى للطرف الآخر باقتراب انتهاء رسالتك ثم تلقى بتحية .
مثل " أعتقد أننى قد توصلت لحقيقة الموضوع , وعمومآ لك منى أطيب المنى , والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته ".
ومن المتوقع أن تنالى محادثة طويلة ومملة , فلا تتحملى وتصبرى كثيرآ , وإنما اقطعى الحديث بلباقة , مثل " عفوآ , لقد جاءنا زائرون , إننى مضطرة للتوقف وأرجو أن نستكمل الحديث مرة أخرى " .
7- التعامل مع الأخطاء التليفونية والمعاكسات :
ومن المتوقع كذلك أن تتلقى أحيانآ مكالمة غير صحيحة , ومن المتوقع أن تتلقى أيضآ مكالمة من مجهول خارجة عن حدود اللياقة ( معاكسة ) فكيف تتصرفين ؟؟
فى جميع الأحوال لابد من ألا تخرجى عن حدود اللياقة , ففى الحالة الأولى يمكنك أن تقولى مثلآ " معذرة , إنه ليس الرقم الصحيح فلتحاول التأكد تصحبك السلامة ".
وفى الحالة الثانية يمكنك أن تقولى شيئآ من هذا القبيل " عفوآ إننى لا أعرف شخصيتك ولذا سأغلق الخط " .
وفى جميع الأحوال أيضآ تتورطى فى نقل معلوماتك الشخصية للطرف المجهول كاسمك , وعنوانك , ووظيفتك . فما دام أنك لا تعرفين المتصل فاكتف بإغلاق خط الأتصال .
واحذرى كذلك من تشغيل ( ماكينة الرد ) أثناء سفرك وتوجية رسالة بوجودك خارج البلاد فتكون هناك بذلك فرصة كبيرة للسرقة ممن جانب الغرباء والمتطفلين .
